Зачем нужны шаблоны задач

Шаблоны задач решают сразу несколько проблем:

— Стандартизация: все сотрудники выполняют процесс одинаково, ничего не забывают
— Скорость: создать задачу из шаблона — 5 секунд вместо 5 минут
— Обучение: новый сотрудник видит подробное описание и чеклист — не нужно объяснять с нуля
— Автоматизация: шаблон можно запустить через робота при смене стадии сделки

Типичные кандидаты на шаблонизацию: подготовка КП, онбординг клиента, ежемесячный отчёт, регламент проведения встречи.

Шаг 1. Создать шаблон задачи

Зайдите в Задачи и проекты → Шаблоны (в левом меню или через кнопку «Создать» → «Шаблон задачи»).

Заполните:
— Название шаблона — понятное, например «Онбординг нового клиента»
— Описание — подробная инструкция по выполнению
— Ответственный — конкретный сотрудник или «Постановщик» (тот, кто запускает шаблон)
— Срок — фиксированный или «через N дней после создания»
— Приоритет и теги

Сохраните шаблон.

Шаг 2. Добавить подзадачи и чеклист

Сила шаблонов — в структурированности. Добавьте к шаблону:

Подзадачи — отдельные задачи, которые создадутся вместе с основной. Например, шаблон «Запуск проекта» включает подзадачи: «Провести кик-офф», «Настроить рабочее пространство», «Добавить участников».

Чеклист — список пунктов внутри задачи, которые исполнитель отмечает по очереди. Например: «Отправить договор», «Получить подписанный скан», «Выставить счёт», «Получить оплату».

Чеклист проще подзадач — не создаёт отдельные задачи, но хорошо структурирует исполнение.

Шаг 3. Запустить задачу из шаблона

Чтобы создать задачу из шаблона вручную:

Задачи → Создать задачу → Из шаблона — выберите нужный шаблон из списка. Все поля заполнятся автоматически, остаётся только уточнить ответственного и дату.

Или через кнопку «Создать» в разделе Шаблоны → «Запустить».

Задача создаётся мгновенно со всеми подзадачами и чеклистом. Сотруднику приходит уведомление.

Автозапуск шаблона через роботов CRM

Самый мощный сценарий — автоматический запуск шаблона при смене стадии сделки.

Пример: при переходе сделки на стадию «Договор подписан» → Робот «Создать задачу по шаблону» → выбрать шаблон «Онбординг клиента».

Теперь как только менеджер закрывает сделку — автоматически создаётся задача с подзадачами для команды внедрения. Ничего не забыто, ничего не упущено.

Настройка: CRM → Роботы → нужная стадия → Добавить робота → Поставить задачу → выбрать шаблон.

Повторяющиеся задачи

Если задача должна создаваться регулярно — например, «Отправить отчёт» каждую пятницу — используйте повторяющиеся задачи.

При создании задачи или шаблона включите опцию «Повторять» и выберите периодичность:
— Ежедневно, еженедельно, ежемесячно
— В конкретные дни недели
— Через N дней после закрытия предыдущей

Последний вариант особенно удобен: следующая задача создаётся только после выполнения предыдущей, а не по жёсткому расписанию.

Нужна помощь с настройкой процессов?

Шаблоны задач — это первый шаг к стандартизации бизнес-процессов. Когда все действия прописаны в шаблонах, а шаблоны запускаются автоматически — компания работает как часы даже при смене сотрудников.

Мы разработаем шаблоны задач под ваши бизнес-процессы и настроим автоматический запуск через CRM-роботов. Оставьте заявку — начнём с аудита ваших процессов бесплатно.