Что еще можно сделать с Битрикс24? Процесс отслеживания и утверждения документов.

Мы начинаем серию публикаций, посвященных Битрикс24. Что мы знаем о Битрикс24? Кто-то скажет – это CRM-система, кто-то –корпоративный портал, кто-то – таск-менеджер. Все это так, но все эти определения слишком общие. И хотелось бы добавить к ним конкретики.

За 3 года у нашего агентства уже несколько десятков внедренных проектов. От крупных, растянувшихся на 1-2 года, до самых простых, когда внедрение происходило буквально за несколько дней. И почти в каждом проекте были выполнены интересные решения небольших, но очень полезных данному заказчику задач. Вот об этих задачах и об их решениях мы и будем рассказывать в наших материалах.

Первый рассказ про процесс отслеживания и утверждения определённого рода документов. Данный процесс встречается у разных компаний. Как он выглядит?

В компании с разной периодичностью появляются документы от разных отделов, которые складываются в одно место на диске, а юрист следит за тем, чтобы там была актуальная информация. Например, реквизиты контрагентов или регламенты или проекты договоров. Да мало ли какие есть потребности у разных компаний.

По идее юрист может просто заходить в папку и смотреть каждый файл, проверяя актуальность. Так это и делали ранее, но потом этих файлов стало под сотню и задача существенно усложнилась. Юрист стал забывать своевременно проверять файлы, коллеги использовали неутвержденные документы и тп. Компания столкнулась с проблемой.

Как подобную задачу решить ее с помощью Битрикса24?

Создаем на общем диске папка «Документы Х», в неё пользователи складывают документы. Все как и ранее. Также как и раньше есть юрист, который смотрит, нужны там эти файлы или нет. Поможем ему делать это только тогда, когда появляются новые документы. В этом случае мы воспользовались функцией Битрикс24 – бизнес процессы для диска. Можно сделать простой бизнес-процесс, который при добавлении нового файла, ставит задание юристу на утверждение документа, если не утвержден, то удаляет документ.

Задача решена, у юриста теперь нет потребности пересматривать все файлы, а в папке всегда находится только проверенная им документация, а лишние файлы удаляются.

Как настроить такой бизнес-процесс?