Бизнес процесс согласования договоров

Первый выпуск нашего сериала в 2019 году. И сразу о том, что нужно 99% компаний – о процессе согласования договоров. Именно с этого процесса обычно начинается внедрение документооборота, часто на нём и заканчивается, но это другая история.

А мы расскажем о простом и недорогом, но очень функционально насыщенном процессе согласования договоров, который мы недавно настроили одному из своих клиентов. И вот что у нас получилось:

Шаг 1

Инициатор создает элемент списка «ДОГОВОР», далее инициатор может создать в системе новую компанию или связать с договором существующую компанию.

Шаг 2.

Инициатор при необходимости вносит изменения в карточку Договора

Шаг 3

Инициатор прикладывает в карточку Договора в системе проект договора и приложение к нему (если требуется). Все версии договора с приложениями сохраняются в карточке с идентификацией номера версии.

Шаг 4

Инициатор задает список согласующих сотрудников.

В случае, если впоследствии согласующими были высказаны замечания по проекту договора, то инициатор их получает в виде уведомлений. После получения отредактированной версии договора, инициатор прикрепляет вторую версию документа к карточке договора и повторно запускает документ на согласование.

Шаг 5

Руководитель инициатора, финансовый директор и прочие согласующие, получив уведомление, в параллельном режиме производят утверждение: изучают приложенные к Договору документы и вносят замечания (если они есть) в проект договора в режиме правки. При этом допускается одновременная работа над документом и внесение правок

На согласование выделяется N рабочих дней с момента запуска на согласование инициатором. Настраиваются уведомления, которые не дают согласующим забыть о необходимости согласования.

В случае если в течение отведенного времени согласование не произведено, то система направляет инициатору и исполнителю уведомления о нарушении сроков согласования.

Шаг 6

Генеральный директор, получив уведомление о необходимости проведения согласования, изучает приложенные к Договору документы и вносит замечания (если они есть) в проект договора в режиме правки.

ГД на данном этапе имеет возможность принять одно из следующих решений:

Согласовать или согласовать с замечаниями (при необходимости) – положительная виза. Далее производится переход на Шаг 7.

Не согласовать – в этом случае замечания ЛПР в текстовом поле детально описывает причину отказа. Далее в карточке договора реквизит «Статус договора» принимает значение «Отклонено лицом, принимающим решение по договору»

Шаг 7

Далее процесс перехожит в офлайн, а в Битрикс24 сохраняются договора со всей историей их согласования и всеми версиями документов.

Такая схема согласования договоров является универсальной для множества компаний. Хотите себе? Отличный повод купить Битрикс24! Уже есть Битрикс24? – еще проще, мы внедрим схему с учетом вашей специфики и требований за 1-2 недели.